3fb43783a6
- Added Email Workflow System with automated actions based on email classification. - Created database schema with tables for workflows, executions, and actions. - Developed API endpoints for CRUD operations on workflows and execution history. - Included pre-configured workflows for invoice processing, time confirmation, and bankruptcy alerts. - Introduced user guide and workflow system improvements for better usability. - Implemented backup system for automated backup jobs and notifications. - Established email activity log to track all actions and events related to emails.
270 lines
7.8 KiB
Markdown
270 lines
7.8 KiB
Markdown
# Email Workflow System - Forbedringer
|
||
|
||
**Dato**: 15. december 2025
|
||
**Status**: ✅ Implementeret og Aktiv
|
||
|
||
## 🎯 Formål
|
||
|
||
Gøre workflow systemet meget nemmere at bruge og administrere for både technical og non-technical brugere.
|
||
|
||
## ✨ Nye Features
|
||
|
||
### 1. **Workflow Templates** 📋
|
||
6 forudbyggede workflow templates klar til brug:
|
||
- **Invoice Processing**: Auto-behandling af leverandør fakturaer
|
||
- **Time Confirmation**: Link time confirmations til sager
|
||
- **Spam Handler**: Auto-spam cleanup
|
||
- **Freight Note**: Fragtbrev processing
|
||
- **Bankruptcy Alert**: Konkurs notifikationer
|
||
- **Low Confidence Review**: Catch-all for usikre classifications
|
||
|
||
**Hvordan**: Klik "Templates" → Vælg template → Tilpas → Gem
|
||
|
||
### 2. **Test Mode** 🧪
|
||
Test workflows før deployment:
|
||
- Test eksisterende workflow på sample email
|
||
- Test workflow under editing uden at gemme
|
||
- Se detaljerede execution results
|
||
- Debug step-by-step
|
||
|
||
**Hvordan**: Klik "Test" på workflow eller "Test Workflow" i editor
|
||
|
||
### 3. **Duplicate Workflow** 📄
|
||
Kopier og tilpas eksisterende workflows:
|
||
- Gem tid ved at starte fra working workflow
|
||
- Automatisk navngivning med "(kopi)"
|
||
- Deaktiveret by default (safe)
|
||
- Prioritet +1 (lavere end original)
|
||
|
||
**Hvordan**: Klik "Dupliker" på eksisterende workflow
|
||
|
||
### 4. **Import/Export** 💾
|
||
Del workflows mellem systemer:
|
||
- **Export**: Download workflow som JSON fil
|
||
- **Import**: Upload JSON workflow fra anden installation
|
||
- Fjerner database-specifikke felter automatisk
|
||
- Validering ved import
|
||
|
||
**Hvordan**: Klik "Export" eller "Import" i workflow manager
|
||
|
||
### 5. **Action Quick Guide** 📚
|
||
Interaktiv guide til tilgængelige actions:
|
||
- Kategoriseret efter funktionalitet (Linking, Extraction, Notifications, etc.)
|
||
- Eksempel configuration for hver action
|
||
- Accordion layout - nem navigation
|
||
- Best practices og warnings
|
||
|
||
**Hvordan**: Klik "Quick Guide" i Actions tab
|
||
|
||
### 6. **Contextual Help** 💡
|
||
Tooltips og hjælpetekst overalt:
|
||
- Forklaring af Classification Trigger
|
||
- Confidence Threshold guidance (anbefalet ranges)
|
||
- Prioritet forklaring
|
||
- Field-level hjælp med ikoner
|
||
|
||
**Visning**: Hover over ℹ️ ikoner ved felter
|
||
|
||
### 7. **Comprehensive Documentation** 📖
|
||
Komplet brugervejledning inkluderet:
|
||
- Quick Start guide
|
||
- Action reference
|
||
- Template dokumentation
|
||
- Best practices
|
||
- Troubleshooting
|
||
- Common issues og løsninger
|
||
|
||
**Location**: `/docs/WORKFLOW_SYSTEM_GUIDE.md`
|
||
**Access**: Klik "Guide" knap i workflow manager header
|
||
|
||
## 🔧 Forbedrede Features
|
||
|
||
### Visual Workflow Editor
|
||
- **Drag & Drop**: Flyt steps ved at trække
|
||
- **Up/Down arrows**: Alternativ til drag & drop
|
||
- **Step numbering**: Visuelt step flow
|
||
- **JSON view**: Advanced editing mode
|
||
- **Parameter editing**: Inline parameter fields
|
||
|
||
### Workflow List
|
||
- **Status badges**: Aktiv/Deaktiveret
|
||
- **Statistics**: Execution count, success/failure
|
||
- **Quick actions**: Edit, Test, Duplicate, Export, Toggle, Delete
|
||
- **Classification badge**: Se trigger type med det samme
|
||
|
||
### Better UX
|
||
- **Loading states**: Spinners under data load
|
||
- **Toast notifications**: Feedback på actions
|
||
- **Confirmation dialogs**: Før destructive operations
|
||
- **Modal styling**: Workflow template cards med hover effects
|
||
- **Responsive design**: Virker på alle skærm størrelser
|
||
|
||
## 📊 Backend Improvements
|
||
|
||
### New Endpoints
|
||
Alle workflow endpoints allerede eksisterende og fungerende:
|
||
- `GET /api/v1/workflows` - List alle workflows
|
||
- `GET /api/v1/workflows/{id}` - Hent specifik workflow
|
||
- `POST /api/v1/workflows` - Opret ny workflow
|
||
- `PUT /api/v1/workflows/{id}` - Opdater workflow
|
||
- `DELETE /api/v1/workflows/{id}` - Slet workflow
|
||
- `POST /api/v1/workflows/{id}/toggle` - Enable/disable
|
||
- `GET /api/v1/workflow-actions` - List available actions
|
||
- `GET /api/v1/workflow-executions` - Execution history
|
||
- `POST /api/v1/emails/{id}/execute-workflows` - Manuel execution
|
||
|
||
### Documentation Endpoint
|
||
Nyt endpoint tilføjet:
|
||
- `GET /docs/{doc_name}` - Serve markdown documentation
|
||
|
||
## 🎨 UI/UX Enhancements
|
||
|
||
### CSS Additions
|
||
```css
|
||
.workflow-template-card {
|
||
/* Hover effects for templates */
|
||
border: 2px solid transparent;
|
||
transition: all 0.2s;
|
||
}
|
||
|
||
.workflow-template-card:hover {
|
||
border-color: var(--accent);
|
||
box-shadow: 0 4px 12px rgba(15, 76, 117, 0.15);
|
||
transform: translateY(-2px);
|
||
}
|
||
```
|
||
|
||
### JavaScript Functions
|
||
Nye funktioner tilføjet:
|
||
- `showWorkflowTemplates()` - Vis template picker modal
|
||
- `createFromTemplate(key)` - Opret workflow fra template
|
||
- `duplicateWorkflow(id)` - Dupliker eksisterende workflow
|
||
- `exportWorkflow(id)` - Download workflow som JSON
|
||
- `importWorkflow()` - Upload og parse workflow JSON
|
||
- `testWorkflow(id)` - Test saved workflow
|
||
- `testCurrentWorkflow()` - Test workflow under editing
|
||
- `executeTestWorkflow(id)` - Kør test execution
|
||
- `showActionGuide()` - Vis action reference guide
|
||
|
||
## 📈 Impact
|
||
|
||
### Før
|
||
- Manuel SQL til at oprette workflows
|
||
- Ingen templates - hver workflow fra scratch
|
||
- Svært at dele workflows mellem systemer
|
||
- Ingen test muligheder
|
||
- Minimal documentation
|
||
|
||
### Efter
|
||
- ✅ Point-and-click workflow creation
|
||
- ✅ 6 ready-to-use templates
|
||
- ✅ Import/export funktionalitet
|
||
- ✅ Test mode før deployment
|
||
- ✅ Comprehensive guide og hjælp
|
||
|
||
## 🚀 Hvordan Bruger Du Det?
|
||
|
||
### Scenario 1: Quick Start med Template
|
||
1. Åbn Workflow Manager
|
||
2. Klik "Templates"
|
||
3. Vælg "Invoice Processing"
|
||
4. Tilpas navn/beskrivelse hvis ønsket
|
||
5. Gem - done! ✅
|
||
|
||
**Tid**: ~30 sekunder
|
||
|
||
### Scenario 2: Tilpas Eksisterende Workflow
|
||
1. Find workflow i listen
|
||
2. Klik "Dupliker"
|
||
3. Rediger navn og steps
|
||
4. Test på sample email
|
||
5. Gem når tilfreds
|
||
|
||
**Tid**: ~2 minutter
|
||
|
||
### Scenario 3: Del Workflow med Anden Installation
|
||
1. Klik "Export" på workflow
|
||
2. Send JSON fil til kollega
|
||
3. Kollega klikker "Import"
|
||
4. Workflow indlæst og klar
|
||
|
||
**Tid**: ~1 minut
|
||
|
||
### Scenario 4: Lær Systemet
|
||
1. Klik "Guide" i workflow manager
|
||
2. Læs Quick Start sektion
|
||
3. Se Action Reference
|
||
4. Prøv med template
|
||
5. Test grundigt før enable
|
||
|
||
**Tid**: ~10 minutter læsning, derefter ready to go
|
||
|
||
## 🎓 Best Practices
|
||
|
||
### For Beginners
|
||
1. Start med templates
|
||
2. Test altid før enable
|
||
3. Brug moderate confidence thresholds (0.70)
|
||
4. Læs action guide før custom workflows
|
||
|
||
### For Advanced Users
|
||
1. Kombiner actions kreativt
|
||
2. Brug import/export til backup
|
||
3. Monitor execution statistics
|
||
4. Tune confidence baseret på data
|
||
|
||
## 📝 Dokumentation
|
||
|
||
### User-Facing
|
||
- **Workflow System Guide**: `/docs/WORKFLOW_SYSTEM_GUIDE.md`
|
||
- **Action Quick Guide**: I UI via "Quick Guide" knap
|
||
- **Tooltips**: Hover over ℹ️ ikoner
|
||
|
||
### Developer-Facing
|
||
- **Service Implementation**: `app/services/email_workflow_service.py`
|
||
- **API Routes**: `app/emails/backend/router.py`
|
||
- **Frontend UI**: `app/emails/frontend/emails.html`
|
||
|
||
## ✅ Testing Checklist
|
||
|
||
- [x] Templates loader korrekt
|
||
- [x] Duplicate functionality virker
|
||
- [x] Import/export flow fungerer
|
||
- [x] Test mode execution virker
|
||
- [x] Action guide vises korrekt
|
||
- [x] Tooltips render som forventet
|
||
- [x] Documentation endpoint fungerer
|
||
- [x] API restart succesfuld
|
||
|
||
## 🔮 Future Enhancements
|
||
|
||
### Potentielle Additions
|
||
- **Visual Workflow Designer**: Flowchart-style editor
|
||
- **Conditional Actions**: If/else logic i workflows
|
||
- **Scheduled Workflows**: Time-based triggers
|
||
- **Webhook Triggers**: External system integration
|
||
- **Workflow Versioning**: Track og rollback changes
|
||
- **A/B Testing**: Test multiple workflow versions
|
||
- **Analytics Dashboard**: Detailed workflow performance metrics
|
||
|
||
### Request for Feedback
|
||
Tag imod feedback fra brugere på:
|
||
- Hvilke templates mangler?
|
||
- Hvilke actions skal tilføjes?
|
||
- UX pain points?
|
||
- Documentation gaps?
|
||
|
||
## 💬 Support
|
||
|
||
Ved spørgsmål eller problemer:
|
||
1. Læs `/docs/WORKFLOW_SYSTEM_GUIDE.md`
|
||
2. Klik "Quick Guide" i UI
|
||
3. Tjek execution history for errors
|
||
4. Se API logs i `/logs/`
|
||
|
||
---
|
||
|
||
**Status**: ✅ Live og Produktionsklar
|
||
**Impact**: Major usability improvement
|
||
**User Satisfaction**: Forventet høj (TBD efter user feedback)
|