bmc_hub/fremtidige planer/sag-opretter-husbrugere-og-eksterne.md

PLAN – Sagsopretter: husets brugere, medarbejdere og eksterne

Status: Fremtidig plan – ikke implementeret.

Planen ændrer ikke eksisterende sager, kunder eller kontaktpersoner. Før udvikling kortlægges den nuværende sagsopretter, kontakt-søgning og kunde-/kontaktrelationer.

1. Formål

Når der oprettes en sag for eksempelvis et PFA-hus, er huset/adressen kunden på sagen. Den person, som ringer eller bruger huset, skal registreres som kontaktperson på sagen.

Personen kan være:

• medarbejder hos kunden
• husets bruger fra et andet firma
• ekstern, fx leverandør, håndværker eller gæst

Sagen skal fortsat have huset som kunde, også når personen arbejder for et andet firma.

2. Arbejdsgang i sagsopretteren

1. Brugeren vælger først kunde/hus og eventuelt lokation.
2. Feltet Kontaktperson søger mens der skrives på navn, telefon og e-mail.
3. Resultater viser navn, firma, rolle og eventuel tidligere tilknytning til huset.
4. Brugeren vælger en eksisterende person, eller fortsætter med en af de to handlinger nederst i resultatlisten:
   • Opret medarbejder
   • Opret ekstern / husets bruger
5. Den oprettede kontakt vælges automatisk på sagen.
6. Kunde og lokation på sagen må ikke ændres af kontaktoprettelsen.

3. Opret medarbejder

Formularen skal være kort:

• navn
• telefon og/eller e-mail
• rolle eller afdeling, valgfrit

Den nye person knyttes til den valgte kunde/hus som medarbejder og tilføjes som kontaktperson på sagen.

4. Opret ekstern / husets bruger

Formularen skal indeholde:

• navn
• telefon og/eller e-mail
• eget firma: vælg eksisterende eller opret nyt
• rolle ved huset, fx bruger, leverandør, håndværker eller gæst
• valgfri note

Personen får både sin egen firmatilknytning og en særskilt tilknytning til det valgte hus/lokation. Det betyder, at samme person senere kan findes via navn, eget firma og hus.

5. Datamodel og regler

Før implementering kortlægges eksisterende tabeller og API'er for:

• kontaktpersoner
• firma-/kunde-tilknytning
• sagens kontaktpersoner
• lokationer

Hvis den nuværende model ikke kan repræsentere en ekstern bruger af et hus, oprettes en selvstændig, bagudkompatibel relation:

kontakt_lokationsbrugere

Foreslåede felter:

• contact_id
• location_id
• customer_id for huset
• relation_type (employee, house_user, external_supplier, guest)
• company_id for personens eget firma, valgfri
• role, notes
• is_active, oprettet/opdateret-tidspunkt

En person må have flere aktive relationer til flere huse. Eksisterende kontakt- og kundedata må ikke omskrives eller flyttes.

Firmaer i huset

Et firma, der bruger et hus men ikke er BMC-kunde, skal registreres som en organisation med typen external_house_company.

Det skal have:

• et tydeligt tag, fx Firma i huset
• feltet is_bmc_customer = false
• feltet show_in_customer_list = false
• relation til hovedkunden og den konkrete lokation/hus

Det betyder, at firmaet kan have egen profil, egne brugere og egne kontaktdata uden at optræde i den normale kundeliste eller blive valgt som fakturakunde.

Den normale kundeliste viser kun BMC-kunder som standard. En eksplicit filter Vis firmaer i huse og eksterne organisationer viser de skjulte firmaer, når det er nødvendigt.

Relationen skal være mange-til-mange, da ét firma kan bruge flere huse, og ét hus kan rumme flere firmaer.

5.1 Placering i brugerfladen

På hovedkunden/huset tilføjes en fane:

Brugere i huset

Fanens to sektioner:

1. Personer – medarbejdere, husets brugere, leverandører og gæster.
2. Firmaer i huset – eksterne firmaer med antal brugere og de lokationer, de er knyttet til.

På den konkrete lokation kan samme data vises som en mindre, filtreret oversigt. Sagsopretteren søger først i personerne og firmaerne under det valgte hus.

6. Søgning og dubletkontrol

Søgning skal prioritere:

1. personer, som allerede er knyttet til det valgte hus
2. personer hos den valgte kunde
3. øvrige kendte kontakter

Før oprettelse vises mulige dubletter ved samme e-mail eller telefon. Brugeren skal kunne vælge den eksisterende kontakt i stedet for at oprette en ny.

7. Visning på sagen

Sagen skal vise:

• kunde: huset/adressen
• lokation, hvis valgt
• kontaktpersonens navn
• personens eget firma, hvis det er et andet firma
• relation til huset, fx Husets bruger eller Ekstern leverandør

Dette skal være tydeligt i både sagsdetalje og ved senere genåbning af sagen.

8. Afgrænsning for første version

Første version omfatter kun søgning, oprettelse og tilknytning af personer under sagsoprettelse. Den må ikke ændre fakturakunde, eksisterende kundehierarki, rettigheder eller historiske sager.

9. Implementeringsrækkefølge

1. Kortlæg nuværende kontakt- og sagsrelationer.
2. Beslut om eksisterende relationer er nok; opret kun ny migration ved behov.
3. Tilføj søge-API med kundens/husets relationer først.
4. Tilføj de to opret-flow i sagsopretteren.
5. Tilføj relationen for firmaer i huset og fanen Brugere i huset.
6. Tilføj automatisk valg af den nye kontakt på sagen.
7. Vis relationen tydeligt på sagsdetaljen.
8. Tilføj dubletkontrol og audit-log.

10. Acceptkriterier

• En PFA-lokation kan vælges som kunde på sagen.
• En bruger fra et andet firma kan oprettes uden at ændre sagens kunde.
• Personen kan findes igen ved navn, eget firma og hus.
• Medarbejder og ekstern kan oprettes fra samme kontakt-søgning.
• Firmaer i huset er skjult fra den normale kundeliste som standard.
• Firmaer i huset kan findes fra hovedkunden, lokationen og sagsopretteren.
• Eksisterende sager og kontakter virker uændret.